تركز هذه الدورة على تزويد المشاركين بالمهارات والمعرفة اللازمة لإدارة الفعاليات بشكل فعال، من التخطيط واللوجستيات إلى التنفيذ والتقييم بعد الحدث. سيتعلم المشاركون التقنيات الأساسية لتنظيم الفعاليات، المؤتمرات، المعارض، وغيرها من المناسبات الخاصة، مع ضمان تحقيق نتائج ناجحة ورضا العملاء.

أهداف الدورة التدريبية:

في نهاية الدورة التدريبية يجب أن يكون المشاركون قادرين على:

• فهم عملية إدارة الفعاليات، من التخطيط إلى التنفيذ والتقييم بعد الحدث.
• تطوير خطط فعاليات تفصيلية تشمل الميزانية، واللوجستيات، وإدارة الموردين.
• تنسيق وإدارة لوجستيات الفعالية، وضمان سير العمليات بسلاسة أثناء الحدث.
• إنشاء استراتيجيات تسويق واتصالات فعالة للترويج للفعاليات وجذب أصحاب المصلحة.
• إدارة العمليات في الموقع وحل أي مشاكل قد تنشأ أثناء الفعالية.
• جمع وتحليل التعليقات بعد الحدث لقياس النجاح وتحديد مجالات التحسين.

الفئة المستهدفة:

• مدراء الفعاليات.
• منظمو الفعاليات للشركات.
• محترفو التسويق.
• محترفو الضيافة.

• التخطيط وتنظيم الفعاليات.
• الميزانية والإدارة المالية.
• إدارة الموردين والمزودين.
• التسويق والترويج.
• التواصل وإدارة أصحاب المصلحة.
• إدارة المخاطر والأمن.

منهجية الدورة التدريبية:

سيتم تنفيذ هذه الدورة التدريبية من خلال استخدام أفضل الممارسات ومن خلال اختيار المناسب من الأدوات الهادفة والتفاعلية مثل:

• الحالات الدراسية والعملية ذات العلاقة
• ورش العمل وأنشطة جماعية
• تمثيل الأدوار ذات العلاقة
• التعلم التجريبي
• العصف الذهني
• أنشطة ذهنية محفزة
• مسابقات جماعية تفاعلية
• الأفلام التدريبية والمقاطع المصورة
• العرض التوضيحي
• تقييم الذات
• التعلم من خلال المحاكاة والألعاب

• مقدمة في إدارة الفعاليات
  • تعريف ومجال إدارة الفعاليات.
  • أنواع الفعاليات: فعاليات الشركات، الاجتماعية، المؤتمرات، المعارض، والفعاليات العامة.
  • دور مدير الفعالية: المسؤوليات الرئيسية، المهارات، والصفات المطلوبة.
• عملية التخطيط للفعالية
  • نظرة عامة على دورة حياة التخطيط للفعالية: من الفكرة إلى التنفيذ.
  • تحديد أهداف الفعالية: فهم الغرض والجمهور المستهدف.
  • إنشاء الجدول الزمني للمشروع والمعالم الرئيسية.
• الميزانية والتخطيط المالي
  • إنشاء وإدارة ميزانية الفعالية.
  • تقدير التكاليف الخاصة بالمواقع، والتموين، والترفيه، والخدمات الأخرى.
  • تتبع المالية واستراتيجيات التوفير.
  • تحديد مصادر الإيرادات المحتملة (الرعاة، بيع التذاكر، إلخ).

• تصميم الفعالية والتصور
  • تطوير موضوع الفعالية، الأسلوب، والجو العام.
  • إنشاء جدول أعمال الفعالية وهيكلها: المتحدثين الرئيسيين، الجلسات، الترفيه، وفرص التواصل.
  • تصميم الدعوات، والعلامة التجارية، ومواد الفعالية.
• إدارة اللوجستيات والعمليات
  • اختيار المكان والتنسيق: الموقع، والتخطيط، والتفتيش على الموقع.
  • إدارة التسجيلات، وبيع التذاكر، وقوائم الضيوف.
  • ترتيب النقل والإقامة للحضور والمتحدثين.
  • تنسيق خدمات التموين، والمعدات الصوتية والمرئية، والتقنية.
• إدارة الموردين والمزودين
  • البحث والتفاوض مع الموردين والمزودين.
  • إدارة العقود واتفاقيات الخدمة.
  • بناء علاقات مع الموردين الرئيسيين للفعالية: الطهاة، المنظمين، مزودي المعدات الصوتية والمرئية، الأمن، إلخ.
  • مراقبة أداء الموردين لضمان معايير الجودة.

• التسويق والترويج للفعالية
  • إنشاء خطة تسويقية فعالة: القنوات، التوقيت، والاستراتيجيات.
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، التسويق عبر البريد الإلكتروني، والإعلانات التقليدية.
  • إنشاء المواد الترويجية: الملصقات، النشرات، المواقع الإلكترونية، والبيانات الصحفية.
  • استراتيجيات تسويق المؤثرين والشراكات.

• الاتصالات العامة والعلاقات الإعلامية
  • استراتيجيات التواصل الداخلي والخارجي: جذب أصحاب المصلحة، المشاركين، والحضور.
  • إدارة العلاقات الإعلامية: المؤتمرات الصحفية، البيانات الصحفية، والتعامل مع استفسارات الصحافة.
  • التواصل أثناء الأزمات: الاستعداد للطوارئ والتعامل مع المواقف غير المتوقعة.
• إدارة أصحاب المصلحة
  • تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين: الرعاة، العملاء، المتحدثين، والحضور.
  • بناء وصيانة علاقات مع أصحاب المصلحة.
  • إدارة التوقعات وضمان رضا أصحاب المصلحة.

• التنسيق والإدارة في الموقع
  • إجراءات الإعداد والتفكيك للفعالية.
  • إدارة الجدول الزمني لليوم الفعالية: ضمان التنقل السلس بين الجلسات والأنشطة.
  • تنسيق الموظفين والمتطوعين أثناء الفعالية.
  • حل المشكلات في الموقع: التغيرات اللحظية، القضايا التقنية، والمشاكل غير المتوقعة.
• تجربة الضيوف والمشاركة
  • ضمان تجربة إيجابية للضيوف: رضا الحضور، خدمة العملاء، وفرص التواصل.
  • إدارة الشخصيات الهامة والضيوف الخاصين.
  • جذب الحضور من خلال الجلسات التفاعلية، ورش العمل، والأنشطة.
• الأمن وإدارة المخاطر في الفعالية
  • ضمان سلامة وأمن الحضور والموظفين.
  • تقييم المخاطر وتخطيط الاستجابة للطوارئ.
  • اعتبارات التأمين والمتطلبات القانونية.

• التقييم بعد الفعالية والتعليقات
  • جمع التعليقات من الحضور، العملاء، والموردين.
  • تحليل نجاح الفعالية: ما الذي تم بشكل جيد وما هي المجالات التي تحتاج للتحسين.
  • إجراء الاستبيانات بعد الفعالية وتحليل البيانات لتحسين الفعاليات المستقبلية.
• التقارير وتسوية الميزانية
  • إنشاء تقرير بعد الفعالية: أداء الفعالية، التحليل المالي، وتعليقات أصحاب المصلحة.
  • تسوية الميزانية: إتمام التفاصيل المالية مقارنة بالتكاليف الفعلية والتوقعات.
  • تقديم تقارير العائد على الاستثمار (ROI) ونتائج الفعالية.
• التخطيط المستقبلي للفعاليات والتحسين
  • الاستفادة من الدروس المستفادة لتحسين الفعاليات المستقبلية.
  • تطوير خطة تحسين مستمر لممارسات إدارة الفعاليات.
  • بناء شبكة علاقات والبقاء على اطلاع على اتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات.