• من خلال هذه الدورة، سيكتسب المشاركون فهمًا قويًا لأحدث الممارسات الإدارية والمهارات اللازمة لإدارة العمليات المكتبية بكفاءة واحترافية. سيتعلمون كيفية تنظيم سير العمل، والتعامل مع المسؤوليات الإدارية بدقة، والتواصل الفعال ضمن بيئة العمل. وتساعد هذه الدورة المشاركين على تعزيز قدرتهم في إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، والحفاظ على الوثائق، ودعم العمليات اليومية للمكتب بثقة.
• كما سيستكشف المشاركون الأدوات العملية والتقنيات التي تعمل على تحسين الإنتاجية، وتعزيز خدمة العملاء، وإدارة التحديات الإدارية في بيئة عمل ديناميكية. سيتعلمون تطبيق أفضل الممارسات في تنظيم المكتب، وحل المشكلات، وإدارة الوقت، مع تطوير أسلوب مهني في التعامل مع المهام والطلبات والتواصل الداخلي.
• في نهاية البرنامج، وسيكون مؤهلين بشكل كامل للمساهمة في خلق بيئة مكتبية سلسة، فعّالة، ومنظمة على أعلى مستوى من الاحترافية.

أهداف الدورة التدريبية:

عند الانتهاء من الدورة التدريبية يجب أن يكون المشاركون قادرين على:

• فهم المسؤوليات الأساسية للأدوار الإدارية وإدارة المكاتب الحديثة.
• تطبيق تقنيات التواصل الفعّال كتابيًا وشفهيًا.
• تنظيم العمليات المكتبية، وسير العمل، وأنظمة حفظ المستندات.
• إدارة الجداول الزمنية والاجتماعات والأنشطة الإدارية بكفاءة.
• تقديم خدمة عملاء مهنية داخليًا وخارجيًا.
• استخدام الأدوات والبرامج الإدارية لتعزيز الإنتاجية.
• تطبيق السياسات والإجراءات التنظيمية.
• التعامل مع التحديات، وإدارة المهام المتعددة، والمواقف عالية الضغط بشكل مهني.

الفئة المستهدفة:

• المساعدون الإداريون.
• مسؤولو المكاتب.
• منسقو المكاتب.
• السكرتارية التنفيذية.
• أفراد الدعم المسؤولون عن سير العمليات المكتبية.
• أي شخص يرغب في تطوير مهاراته الإدارية أو في إدارة المكاتب.

• التنظيم الإداري.
• مهارات التواصل والعلاقات الشخصية.
• إدارة الوقت والأعباء الوظيفية.
• إدارة الوثائق وأنظمة المكتب.
• تقديم خدمة عملاء متميزة.
• حل المشكلات ودعم اتخاذ القرار.
• الالتزام بالأخلاقيات المهنية والسلوك المهني في بيئة العمل.

منهجية الدورة التدريبية:

سيتم تنفيذ هذه الدورة التدريبية من خلال استخدام أفضل الممارسات ومن خلال اختيار المناسب من الأدوات الهادفة والتفاعلية مثل:

• الحالاتالدراسية والعملية ذات العلاقة
• ورش العمل وأنشطة جماعية
• تمثيل الأدوار ذات العلاقة
• التعلم التجريبي
• العصف الذهني
• أنشطة ذهنية محفزة
• مسابقات جماعية تفاعلية
• الأفلام التدريبية والمقاطع المصورة
• العرض التوضيحي
• تقييم الذات
• التعلم من خلال المحاكاة والألعاب

• فهم الدور المتطور للمهنيين الإداريين.
• الكفاءات الأساسية والتوقعات المرتبطة بالدور.
• إدارة المكتب كوظيفة استراتيجية داعمة.

• أساسيات الكتابة المهنية للأعمال.
• آداب المكتب والتفاعل المهني.
• التعامل مع الاستفسارات والمحادثات الصعبة.
• ممارسات التواصل الداخلي والخارجي.

• تقنيات تحديد الأولويات.
• إدارة الأعباء والمهام المتعددة.
• أدوات وبرامج لتعزيز الإنتاجية.
• إدارة المواعيد النهائية ومنع الاختناقات العملية.

• أنظمة حفظ الملفات وإدارة السجلات.
• استراتيجيات التنظيم الرقمية والمادية.
• إنشاء وصيانة الإجراءات الإدارية.
• إدارة تدفق المعلومات والتحكم في المستندات.

• تخطيط الجداول وإدارة المواعيد.
• إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات والمتابعات.
• تنسيق الفعاليات والأنشطة المكتبية.
• دعم احتياجات الفريق والتنفيذيين.

• أساليب تقديم الخدمة بفعالية.
• إدارة التفاعلات مع الزوار.
• بناء بيئة مكتبية إيجابية ومهنية.
• التعامل مع الشكاوى والتحديات.

• برامج المكتب ومنصات التعاون.
• أدوات إدارة المستندات والبريد الإلكتروني.
• إدارة الاجتماعات الافتراضية والتنسيق الإلكتروني.
• تقنيات التنظيم الرقمية.

• التعامل مع القضايا غير المتوقعة.
• إدارة النزاعات في بيئة العمل.
• مهارات اتخاذ القرار للموظفين الإداريين.
• الحفاظ على الهدوء تحت الضغط.

• فهم السياسات التنظيمية.
• الإجراءات التشغيلية الموحدة (SOPs).
• السرية وحماية البيانات.
• الامتثال والأخلاقيات المهنية.