في نهاية الدورة التدريبية يجب أن يكون المشاركون قادرين على:

• فهم عملية إدارة الفعاليات، من التخطيط إلى التنفيذ والتقييم بعد الحدث.
• تطوير خطط فعاليات تفصيلية تشمل الميزانية، واللوجستيات، وإدارة الموردين.
• تنسيق وإدارة لوجستيات الفعالية، وضمان سير العمليات بسلاسة أثناء الحدث.
• إنشاء استراتيجيات تسويق واتصالات فعالة للترويج للفعاليات وجذب أصحاب المصلحة.
• إدارة العمليات في الموقع وحل أي مشاكل قد تنشأ أثناء الفعالية.
• جمع وتحليل التعليقات بعد الحدث لقياس النجاح وتحديد مجالات التحسين.

مقدمة في إدارة الفعاليات وأسس التخطيط

• مقدمة في إدارة الفعاليات
  • تعريف ومجال إدارة الفعاليات.
  • أنواع الفعاليات: فعاليات الشركات، الاجتماعية، المؤتمرات، المعارض، والفعاليات العامة.
  • دور مدير الفعالية: المسؤوليات الرئيسية، المهارات، والصفات المطلوبة.
• عملية التخطيط للفعالية
  • نظرة عامة على دورة حياة التخطيط للفعالية: من الفكرة إلى التنفيذ.
  • تحديد أهداف الفعالية: فهم الغرض والجمهور المستهدف.
  • إنشاء الجدول الزمني للمشروع والمعالم الرئيسية.
• الميزانية والتخطيط المالي
  • إنشاء وإدارة ميزانية الفعالية.
  • تقدير التكاليف الخاصة بالمواقع، والتموين، والترفيه، والخدمات الأخرى.
  • تتبع المالية واستراتيجيات التوفير.
  • تحديد مصادر الإيرادات المحتملة (الرعاة، بيع التذاكر، إلخ).

تصميم الفعالية، اللوجستيات، وإدارة الموردين

• تصميم الفعالية والتصور
  • تطوير موضوع الفعالية، الأسلوب، والجو العام.
  • إنشاء جدول أعمال الفعالية وهيكلها: المتحدثين الرئيسيين، الجلسات، الترفيه، وفرص التواصل.
  • تصميم الدعوات، والعلامة التجارية، ومواد الفعالية.
• إدارة اللوجستيات والعمليات
  • اختيار المكان والتنسيق: الموقع، والتخطيط، والتفتيش على الموقع.
  • إدارة التسجيلات، وبيع التذاكر، وقوائم الضيوف.
  • ترتيب النقل والإقامة للحضور والمتحدثين.
  • تنسيق خدمات التموين، والمعدات الصوتية والمرئية، والتقنية.
• إدارة الموردين والمزودين
  • البحث والتفاوض مع الموردين والمزودين.
  • إدارة العقود واتفاقيات الخدمة.
  • بناء علاقات مع الموردين الرئيسيين للفعالية: الطهاة، المنظمين، مزودي المعدات الصوتية والمرئية، الأمن، إلخ.
  • مراقبة أداء الموردين لضمان معايير الجودة.

التسويق، الاتصالات، وإدارة أصحاب المصلحة

• التسويق والترويج للفعالية
  • إنشاء خطة تسويقية فعالة: القنوات، التوقيت، والاستراتيجيات.
  • استخدام وسائل التواصل الاجتماعي، التسويق عبر البريد الإلكتروني، والإعلانات التقليدية.
  • إنشاء المواد الترويجية: الملصقات، النشرات، المواقع الإلكترونية، والبيانات الصحفية.
  • استراتيجيات تسويق المؤثرين والشراكات.
• الاتصالات العامة والعلاقات الإعلامية
  • استراتيجيات التواصل الداخلي والخارجي: جذب أصحاب المصلحة، المشاركين، والحضور.
  • إدارة العلاقات الإعلامية: المؤتمرات الصحفية، البيانات الصحفية، والتعامل مع استفسارات الصحافة.
  • التواصل أثناء الأزمات: الاستعداد للطوارئ والتعامل مع المواقف غير المتوقعة.
• إدارة أصحاب المصلحة
  • تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين: الرعاة، العملاء، المتحدثين، والحضور.
  • بناء وصيانة علاقات مع أصحاب المصلحة.
  • إدارة التوقعات وضمان رضا أصحاب المصلحة.

تنفيذ الفعالية والإدارة في الموقع

• التنسيق والإدارة في الموقع
  • إجراءات الإعداد والتفكيك للفعالية.
  • إدارة الجدول الزمني لليوم الفعالية: ضمان التنقل السلس بين الجلسات والأنشطة.
  • تنسيق الموظفين والمتطوعين أثناء الفعالية.
  • حل المشكلات في الموقع: التغيرات اللحظية، القضايا التقنية، والمشاكل غير المتوقعة.
• تجربة الضيوف والمشاركة
  • ضمان تجربة إيجابية للضيوف: رضا الحضور، خدمة العملاء، وفرص التواصل.
  • إدارة الشخصيات الهامة والضيوف الخاصين.
  • جذب الحضور من خلال الجلسات التفاعلية، ورش العمل، والأنشطة.
• الأمن وإدارة المخاطر في الفعالية
  • ضمان سلامة وأمن الحضور والموظفين.
  • تقييم المخاطر وتخطيط الاستجابة للطوارئ.
  • اعتبارات التأمين والمتطلبات القانونية.

التقييم بعد الفعالية، التقارير، والتخطيط المستقبلي

• التقييم بعد الفعالية والتعليقات
  • جمع التعليقات من الحضور، العملاء، والموردين.
  • تحليل نجاح الفعالية: ما الذي تم بشكل جيد وما هي المجالات التي تحتاج للتحسين.
  • إجراء الاستبيانات بعد الفعالية وتحليل البيانات لتحسين الفعاليات المستقبلية.
• التقارير وتسوية الميزانية
  • إنشاء تقرير بعد الفعالية: أداء الفعالية، التحليل المالي، وتعليقات أصحاب المصلحة.
  • تسوية الميزانية: إتمام التفاصيل المالية مقارنة بالتكاليف الفعلية والتوقعات.
  • تقديم تقارير العائد على الاستثمار (ROI) ونتائج الفعالية.
• التخطيط المستقبلي للفعاليات والتحسين
  • الاستفادة من الدروس المستفادة لتحسين الفعاليات المستقبلية.
  • تطوير خطة تحسين مستمر لممارسات إدارة الفعاليات.
  • بناء شبكة علاقات والبقاء على اطلاع على اتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات.