الأخصائي المعتمد في الوثائق والمحفوظات

• في هذه الدورة، سيكتسب المشاركون فهمًا واضحًا وعمليًا لكيفية إدارة الوثائق والأرشيفات بشكل احترافي في البيئات الرقمية والمادية على حد سواء. سيتعلم المشاركون كيفية تنظيم وتصنيف السجلات، والحفاظ على نظم حفظ دقيقة، وضمان إمكانية استرجاع الوثائق بسهولة عند الحاجة. كما يقدم البرنامج المعايير الدولية للاحتفاظ بالوثائق والحفاظ عليها والتخلص الآمن منها، مما يساعد المشاركين على ضمان الامتثال وحماية المعلومات المؤسسية.
• سيستكشف المشاركون أساسيات التحول الرقمي، وأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية، وأفضل الممارسات للحفاظ على سلامة البيانات. كما سيتعلمون كيفية حماية السجلات السرية والحساسة من خلال ضوابط الأمان وإجراءات الوصول المنظمة. في نهاية الدورة، سيكون المشاركون مؤهلين لتحسين عمليات إدارة الوثائق، ودعم الكفاءة التشغيلية، والمساهمة في إنشاء نظام أرشيف موثوق ومنظم داخل مؤسستهم.

 أهداف الدورة التدريبية:

عند الانتهاء من الدورة التدريبية يجب أن يكون المشاركون قادرين على:

• فهم مبادئ ومفاهيم إدارة السجلات والأرشفة.
• تطبيق المعايير الدولية لتصنيف الوثائق، والاحتفاظ بها، والتخلص الآمن منها.
• تصميم وإدارة أنظمة التحكم بالوثائق في البيئات الرقمية والمادية.
• تنفيذ نظم فعّالة للحفظ والفهرسة واسترجاع الوثائق.
• ضمان أمن وسرية وحفظ المواد المؤرشفة.
• فهم المتطلبات القانونية والتنظيمية المتعلقة بالوثائق.
• وضع جداول الاحتفاظ وتطبيق أفضل الممارسات الأرشيفية.
• تحسين كفاءة سير العمل من خلال إجراءات التوثيق الصحيحة.

الفئة المستهدفة:

• مسؤولو التحكم بالوثائق.
• متخصصو الأرشيف.
• المهنيون الإداريون.
• ضباط إدارة السجلات والمعلومات.
• مدراء المكاتب.
• أي شخص مسؤول عن إدارة أو تنظيم أو حماية سجلات المؤسسة.

• إدارة السجلات.
• التحكم في الوثائق.
• الحفاظ على الأرشيف.
• تنظيم المعلومات.
• الامتثال وحوكمة الوثائق.
• تحسين سير العمل والعمليات.

منهجية الدورة التدريبية:

سيتم تنفيذ هذه الدورة التدريبية من خلال استخدام أفضل الممارسات ومن خلال اختيار المناسب من الأدوات الهادفة والتفاعلية مثل:

• الحالاتالدراسية والعملية ذات العلاقة
• ورش العمل وأنشطة جماعية
• تمثيل الأدوار ذات العلاقة
• التعلم التجريبي
• العصف الذهني
• أنشطة ذهنية محفزة
• مسابقات جماعية تفاعلية
• الأفلام التدريبية والمقاطع المصورة
• العرض التوضيحي
• تقييم الذات
• التعلم من خلال المحاكاة والألعاب

• أهمية التوثيق السليم.
• أنواع السجلات ودورة حياتها.
• الفروقات بين السجلات، الوثائق، والأرشيف.

• معايير ISO لإدارة السجلات (ISO 15489).
• السياسات والإجراءات ومتطلبات الامتثال.
• الاعتبارات القانونية والتنظيمية.

• هياكل التصنيف وعلم التصنيف (التاكسونومي).
• الفهرسة، الترميز، والتصنيف.
• طرق حفظ الوثائق المادية والرقمية.

• إنشاء جداول الاحتفاظ بالسجلات.
• إجراءات التخلص الآمن من الوثائق.
• استراتيجيات الحفظ طويل المدى.

• نظم إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• المسح الضوئي، والتحويل الرقمي، وإدارة البيانات الوصفية (Metadata).
• إدارة سجلات البريد الإلكتروني والملفات الإلكترونية.

• إعداد غرف ومرافق الأرشيف.
• التحكم البيئي وظروف التخزين.
• حفظ الأوراق، الملفات الرقمية، الوسائط، والمجموعات الخاصة.

• التحكم في الوصول إلى الوثائق.
• إدارة المعلومات الحساسة والسرية.
• إدارة المخاطر وخطط التعافي من الكوارث.